On nous a demandé : Est-il préférable de transcrire ou de numériser les lettres ou les journaux personnels, surtout si l’écriture n’est pas bien lisible, puis de détruire les originaux ?
Surtout pas ! Les archives recueillent des documents originaux. Les chercheurEs ont l’habitude de déchiffrer toutes sortes de calligraphies. Cependant, si vous voulez numériser, il nous fera plaisir d’accueillir le document original et la version numérisée.
Comment puis-je améliorer les conditions de conservation de mes documents?
Voici les consignes de notre archiviste:
1. ÉVITEZ d'utiliser des étiquettes autocollantes, du ruban gommé ou des papillons (post-it) sur vos documents.
POURQUOI? Parce qu'ils se décollent après quelques années.
2. ÉVITEZ d'utiliser des pochettes de presse, des cartables, des cahiers à anneaux ou des pochettes de plastique pour ranger vos documents.
POURQUOI? Les pochettes de plastique en polychlorure de vinyle (PVC) peuvent altérer les documents en les acidifiant; l'encre des documents finit par coller au plastique
3. ÉVITEZ de ranger des boîtes de documents directement sur le sol. Si l’on ne peut faire autrement, les surélever au moyen de planches.
POURQUOI? En cas d’inondation, les boîtes placées directement sur le sol absorberont l’eau et les saletés.
4. ÉVITEZ d'imprimer des nouveaux documents au verso de feuilles recyclées.
POURQUOI? Cette mesure, même si elle est écologique, crée de la confusion pour les utilisateurs futurs des documents qui ne sauront peut-être pas quel est le bon côté de la feuille! Si vous tenez à recycler du papier, assurez-vous de rayer le côté recyclé, pour clarifier le côté où se trouve le nouveau document.
5. ÉVITEZ de laisser des découpures de journaux originales dans les dossiers. Photocopiez les découpures et jetez les originaux.
POURQUOI? L'acidité du papier journal se communique aux autres documents sur papier qui deviendront secs et cassants, par conséquent très fragiles. C’est l’information contenue dans les documents qui importe, et non le support.
6. ÉVITEZ d'utiliser des bandes élastiques pour regrouper les documents. Utiliser plutôt des feuilles de papier pliées.
POURQUOI? Les bandes élastiques sèchent, se cassent et collent aux documents.
7. ÉVITEZ de laisser des trombones, des agrafes (broches) et des pinces métalliques. Utilisez plutôt des trombones recouverts de plastique.
POURQUOI? Les trombones, agrafes et pinces métalliques rouillent et tachent les documents. Les pinces métalliques peuvent écraser ou déchirer les documents.
Adaptation des consignes préparées par Denis Lessard, archiviste, décembre 2012.
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Archives Passe-Mémoire ou APM ?
L’APM est l'abbréviation des Archives Passe-Mémoire, un organisme sans but lucratif (OSBL) consacré à la collecte, à la conservation et à la diffusion des écrits personnels.
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Quelle est la différence entre autobiographie, mémoires et tous les autres écrits personnels?
Il existe des définitions propre à chaque genre autobiographique.
HISTOIRE DE VIE : une expression, un terme générique, qui désigne à peu près tous les écrits autobiographiques. On raconte l’histoire de sa vie dans une autobiographie, dans des mémoires ou dans un récit de vie.
JOURNAL PERSONNEL : un écrit au jour le jour, même s’il y a des interruptions, pour mettre par écrit l’histoire de sa vie, ses états d’âme, ses réflexions, ses observations.
AUTOBIOGRAPHIE : « sa vie racontée par soi-même ». Pour Philippe Lejeune, le spécialiste des écrits personnels, c’est le « récit rétrospectif en prose qu'une personne réelle fait de sa propre existence, lorsqu'elle met l'accent sur sa vie individuelle, en particulier sur l'histoire de sa personnalité ». (Ce qui n’interdit pas d’y glisser des poèmes).
MÉMOIRES : une personne présente des événements dont elle a été témoin, auxquels elle a participé. Jusqu’à récemment, on écrivait Mémoires avec une majuscule.
RÉCIT DE VIE : histoires de vie recueillies pour des fins d’enquête, ou de thérapie, habituellement par des entretiens. Ce récit peut aussi être raconté à un journaliste ou à une personne qui l’écrira par la suite. Il s’agit d’une façon d’observer une société.
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Qui peut bien s’intéresser au journal d’une amoureuse de 18 ans ?
En premier lieu, les historiennes et les historiens ainsi que les sociologues, les ethnologues, les anthropologues et les littéraires. Et peut-être aussi les psychologues et les sexologues. L’histoire culturelle est un champ reconnu depuis bon nombre d’années. Elle inclut l’histoire des sentiments, de la sexualité, de l’adolescence, etc. On n’exprime pas ses sentiments amoureux, ou autres, aujourd’hui comme en 1810. Encore faut-il le démontrer et c’est là que le journal et les lettres deviennent des sources très précieuses.
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Et ma vie privée ? Je veux bien déposer mes lettres, mais je ne tiens pas à ce qu’on m’identifie.
N’ayez crainte. C’est toujours vous, la donatrice ou le donateur, qui déterminez les conditions de consultation. De plus, les personnes mentionnées par leur nom dans vos écrits ne peuvent jamais être citées par quelqu’un d’autre, par exemple lors d’une conférence ou dans une communication. C’est une question d’éthique, de déontologie. Les personnes qui viennent consulter les archives doivent s'engager par écrit à ne pas divulguer les noms des personnes citées dans les documents.
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À quoi servent nos dons en argent ?
À toutes les dépenses de bureaux, en particulier les chemises, les boites d’archives et le maintien du site internet. À part le traitement des fonds par l'archiviste, tout le travail est fait par des bénévoles.
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Pour conserver son journal personnel, quelle encre, quel papier utiliser?
Le mieux est le crayon, ou l'encre (pas à bille cependant).
Il y a quelques années, Michèle Senay avait publié sur le site internet de l'Intimiste les conseils suivants qu'elle nous a permis de reproduire:
Si vous souhaitez que votre journal, vos photos, vos albums de souvenirs, vos correspondances et autres papiers personnels se conservent le plus longtemps possible, des précautions s'imposent. Sachez cependant que tout ce qui est papier est organique, donc voué à la détérioration. Tout ce que vous pouvez faire pour protéger vos souvenirs, c'est tenter de limiter les dégâts.
Voici donc les éléments à surveiller et quelques conseils faciles à suivre pour vous aider à conserver ces souvenirs de papier le plus longtemps possible. Il s'agit souvent seulement d'un peu de bonne volonté pour sauver quelques précieux papiers!
Le papier
- Choisissez un papier sans acide et faible en lignine, si possible protégé par garantie et dont le manufacturier peut être contacté.
- L'acide contenu dans le papier provoque une détérioration accélérée. Le papier jaunit et devient cassant. Chaque papier en vieillissant devient acide -c'est sa façon de rider!- mais plus le papier est de qualité, plus cette fin tragique peut être retardée. Choisissez donc le papier sur lequel vous consignez vos états d'âme le plus soigneusement possible! Les papiers de meilleure qualité ont un taux d'acidité très faible, presque inexistant, tandis que les papiers destinés à une courte vie (le papier journal, par exemple), est très acide; il suffit de voir à quel point il jaunit rapidement pour en être convaincu. Certains fabricants de papeterie haut de gamme proposent à leurs clientèles des papiers sans acide.
L'encre et les instruments d'écriture
- L'encre qui se dépose sur le papier utilisé est aussi importante que le papier lui-même. L'encre contient parfois de l'acide qui risque d'endommager, à long terme, le papier. La plupart des encres contiennent également des solvants et risquent d'altérer le papier ou les photographies sur lesquels on les utilise, ou bien elles peuvent se dégrader au point de devenir illisibles.
- Certaines encres, particulièrement les encres colorées, sont susceptibles de pâlir lorsque exposées à la lumière. Privilégiez une encre noire à base de carbone, plus stable. Cependant, l'encre à base de carbone est elle aussi sujette à une certaine dégradation, ses pigments risquant d'êtres volatiles. Le pire choix que vous pouvez faire est certainement le stylo-feutre, dont l'encre est extrêmement instable et fragile.
- Si vous désirez écrire au dos de photographies, utilisez toujours un stylo fait expressément à cette fin.
- De manière générale, privilégiez un stylo qui ne coule pas, dont l'encre est à l'épreuve de l'eau et ne pâlira pas à la lumière.
Les accessoires
- Attention aux pellicules plastiques utilisées pour protéger les photographies et les manuscrits. Elles peuvent adhérer aux documents et les endommager.
- Les adhésifs contiennent des éléments qui peuvent endommager vos manuscrits et albums de souvenirs. Cela peut "gruger" le papier avec lequel ils entrent en contact. N'utilisez pas de colle en bâton, d'adhésif en aérosol ou de ruban gommé sur vos papiers personnels. Les papiers autocollants sont également à déconseiller.
Les conditions de conservation
- L'humidité est un facteur très important à considérer. Contrairement à ce que l'on pourrait croire, les greniers et les sous-sols sont les pires endroits où conserver les archives personnelles.
- Vous pouvez choisir de conserver vos papiers et photographies dans des boîtes destinées à l'archivage, à l'épreuve du feu et de l'humidité par exemple. Notez également que les contenants que vous choisirez devront être non-acide, ce qui pourrait, par contact, dégrader le papier qui y sera inséré.
- Conservez vos papiers dans une pièce dont vous pouvez contrôler la température; assurez-vous de ne pas faire subir à vos papiers de trop grandes variations. Une augmentation de la température accélère souvent la dégradation du papier.
- Dans le cas de documents particulièrement fragiles ou anciens, il est également souhaité de contrôler le degré de luminosité auquel sont exposés les documents.
- Veillez également à protéger vos documents précieux d'insectes nuisibles ou de rongeurs indésirables. Une simple boîte d'archivage peut parfois faire toute la différence. Certaines colles végétales et organiques sont particulièrement attirantes pour ces petites bestioles; faites-en un usage éclairé.
- La poussière est également l'ennemie des papiers. Encore une fois, une boîte pourra protéger vos documents de ses attaques.
- Évitez d'entreposer vos papiers en les enroulant ou en les pliant.
Toutes ces précautions peuvent sembler bien compliquées, mais c'est parfois très peu pour conserver les souvenirs de toute une vie. Si vous ne pouvez appliquer ces conditions de conservation et êtes inquiets de la survie de vos papiers, contactez un archiviste afin de connaître les mesures à prendre.
Tout, plutôt que de perdre un journal intime!
Merci à Susan Reynolds, consultante en préservation, et à Johanne Perron, restauratrice d'oeuvres d'art et chargée de cours à l'École de Bibliothéconomie et des Sciences de l'Information, pour leurs idées dont cette page est en grande partie inspirée.
N’hésitez pas à nous écrire à APM.archives@gmail.com pour nous soumettre vos questions et pour nous faire part de vos suggestions.
Et faites-nous connaître.